Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Kausalan Kyläyhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24§) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuoja seloste.

Laatimispäivä 31.3.2018. Päivitetty 24.5.2018.

1 Rekisterin nimi

Kausalan Kyläyhdistys ry:n jäsenrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Kausalan Kyläyhdistys ry

kausalankyla@gmail.com

050 581 5400                                                                                       

3 Rekisteriasioista vastaava henkilö

Yhdistyksen puheenjohtaja Eira Leino                 

kausalankyla@gmail.com

050 581 5400

4 Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Tietoja kerätään henkilön suostumuksella. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, yhteydenpitoa, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Tietoja käsitellään sähköisellä rekisteripalvelulla (Yhdistysavain Rekisteri) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan (Avoine Oy) palvelimille.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

• Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
• Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero, jäsenyyden alkamisajankohta)
• Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)
• Lisätiedot (lehtitilaustiedot yms.)

6 Rekisterin tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. 

7 Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle

8 Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Kausalan Kyläyhdistys ry ja rekisteripalvelun tarjoaja huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Yhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja sihteerillä on rekisteriin pääsyoikeus sekä oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja.

9 Tarkastusoikeus

Jokainen rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on yhdistyksen jäsenrekisteriin merkitty ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, on tietojen tarkastuspyyntö esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Pyynnön esittäjää voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.

10 Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)

11 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjää voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä. 

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)